- Wie zijn wij?
Onze identiteit
Stichting Oudvuur Brandweer is gevestigd in Utrecht en heeft als doel het behoud van verbondenheid en tradities onder oud-leden van het oorspronkelijke brandweerkorps Zuilen. Dit doet zij door het organiseren van bijeenkomsten, herdenkingen en sociale activiteiten. Daarnaast zet de stichting zich in voor meer betrokkenheid en ondersteuning van de regionale brandweerorganisatie en stimuleert zij initiatieven die bijdragen aan de veiligheid en het welzijn binnen de gemeenschap.
Wij werken dagelijks aan het realiseren van onze doelstellingen met respect voor de privacy van iedereen die met ons in contact komt.
Contactgegevens
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:
- info@oudvuur.nl:
Verantwoordelijkheid
Stichting Oudvuur Brandweer is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de zorgvuldige en rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij nemen deze verantwoordelijkheid zeer serieus.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Stichting Oudvuur Brandweer verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de aard van uw relatie met onze organisatie. Wij verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze activiteiten.
Algemene gegevens
Standaard verzamelen wij basisinformatie zoals:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Geboortedatum
Aanvullende gegevens
Afhankelijk van uw betrokkenheid kunnen wij ook verwerken:
- Bankgegevens bij donaties
- Vrijwilligersinformatie
- Deelname aan activiteiten
Bijzondere gegevens
Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals:
- Gezondheidsgegevens
- Religieuze overtuiging
- Politieke voorkeur
Tenzij dit expliciet is vermeld en met uw uitdrukkelijke toestemming.
- Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Oudvuur Brandweer uitsluitend gebruikt voor legitieme doeleinden die verband houden met onze werkzaamheden en missie.
Contactonderhoud
Voor het onderhouden van contact met, donateurs en vrijwilligers. Wij gebruiken uw gegevens om u op de hoogte te houden en de relatie met onze stichting te beheren.
Organisatie activiteiten
Voor het organiseren van activiteiten en evenementen. Uw gegevens helpen ons bij het plannen, uitnodigen en coördineren van bijeenkomsten en programma’s.
Wettelijke verplichtingen
Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratie en financiële verantwoording. Dit omvat onder meer boekhoudkundige verplichtingen en rapportages.
Informatievoorziening
Voor het informeren over onze activiteiten en nieuws via e-mail of post. Zo blijft u op de hoogte van wat er speelt binnen Stichting Oudvuur Brandweer.
- Rechtsgrond voor verwerking
Stichting Oudvuur Brandweer verwerkt uw persoonsgegevens altijd op basis van een geldige rechtsgrond zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Toestemming
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van uw vrijwillig gegeven toestemming. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken zonder opgaaf van redenen.
Uitvoering overeenkomst
Voor het uitvoeren van een overeenkomst met u, bijvoorbeeld bij deelname aan activiteiten.
Wettelijke verplichting
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op onze stichting rusten, zoals administratieve en fiscale regelgeving.
Gerechtvaardigd belang
Op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze organisatiedoelen te realiseren, mits dit uw belangen niet onevenredig schaadt.
Belangrijk: Wanneer u uw toestemming intrekt, heeft dit geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan.
- Met wie delen wij uw gegevens?
Bescherming van uw privacy
Stichting Oudvuur Brandweer gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en deelt deze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of wettelijk verplicht.
Geen verkoop of verhuur
Uw gegevens worden nooit verkocht of verhuurd aan derden voor commerciële doeleinden.
Vertrouwde dienstverleners
Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners die ons ondersteunen, zoals IT-diensten, boekhouding en administratie. Deze partijen zijn contractueel verplicht tot geheimhouding.
Overheidsinstanties
Indien wettelijk verplicht, kunnen wij gegevens delen met overheidsinstanties zoals de Belastingdienst of toezichthouders.
“Wij waarborgen dat alle partijen waarmee wij uw gegevens delen dezelfde hoge standaard van gegevensbescherming hanteren.”
Alle verwerkersovereenkomsten voldoen aan de eisen van de AVG en worden regelmatig gecontroleerd op naleving.
- Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Stichting Oudvuur Brandweer bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren duidelijke bewaartermijnen.
Actieve periode
Zolang u betrokken bent bij de stichting als, donateur of vrijwilliger bewaren wij uw contactgegevens en relevante informatie.
Administratieve bewaring
Na beëindiging van de relatie bewaren wij uw gegevens maximaal 7 jaar voor administratieve en fiscale doeleinden, conform wettelijke verplichtingen.
Verwijdering
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens definitief en veilig verwijderd uit onze systemen.
Uitzonderingen
In bepaalde gevallen kunnen andere bewaartermijnen gelden:
- Financiële gegevens: 7 jaar (Belastingwet)
- Correspondentie: tot 2 jaar na laatste contact
- Toestemming nieuwsbrief: tot intrekking
Wilt u dat uw gegevens eerder worden verwijderd? Neem dan contact met ons op. Wij beoordelen uw verzoek en informeren u over de mogelijkheden.
- Uw rechten als betrokkene
Als betrokkene heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Stichting Oudvuur Brandweer respecteert deze rechten en zal uw verzoeken zorgvuldig behandelen.
Recht op inzage
U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan te ontvangen.
Recht op correctie
U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
Recht op verwijdering
In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’).
Recht op beperking
U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens in specifieke situaties.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere organisatie.
Recht op bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang of voor direct marketing doeleinden.
Klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag Telefoon: 088 – 1805 250 Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
- Beveiliging van uw gegevens
Stichting Oudvuur Brandweer neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens uiterst serieus. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen.
Technische maatregelen
- Versleuteling van gevoelige gegevens
- Regelmatige software-updates
- Firewall en antivirussoftware
- Back-up procedures
Organisatorische maatregelen
- Toegangsbeperking tot persoonsgegevens
- Geheimhoudingsverklaringen medewerkers
- Privacy awareness training
- Verwerkersovereenkomsten met leveranciers
- Incidentenregistratie en -afhandeling
Toegangsbeheer
- Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang
- Toegang op basis van ‘need to know’
- Unieke gebruikersaccounts met sterke wachtwoorden
- Loggen van systeemtoegang
- Regelmatige controle van toegangsrechten
Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan geen enkele beveiligingsmethode volledige bescherming garanderen. Mocht er toch een datalek optreden, dan zullen wij dit conform de wet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, bij u als betrokkene.
- Cookies en online privacy
Cookies gebruikt
Stichting Oudvuur Brandweer maakt geen gebruik van cookies
Geen tracking technologieën
De website van Stichting Oudvuur Brandweer maakt geen gebruik van cookies of andere trackingtechnologieën. Wij verzamelen geen gegevens over uw surfgedrag en gebruiken geen analytische tools die uw bezoek volgen.
Dit betekent dat u onze website kunt bezoeken zonder dat er informatie over u wordt opgeslagen of gedeeld met derden voor marketingdoeleinden.
Website
Voor meer informatie over onze online diensten en privacy verwijzen wij u naar onze website waar u altijd de meest actuele informatie vindt.
Veilig browsen
Onze website maakt gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding om uw privacy te waarborgen tijdens het bezoek aan onze pagina’s.
Mocht ons beleid ten aanzien van cookies in de toekomst wijzigen, dan zullen wij dit duidelijk communiceren en, indien nodig, uw toestemming vragen voordat cookies worden geplaatst.
- Contact en vragen
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Wij staan u graag te woord.
Per e-mail
U kunt uw vragen, opmerkingen of verzoeken per e-mail naar ons sturen:
Info@oudvuur.nl
Wij streven ernaar om binnen 4 werkdagen een eerste reactie te geven op uw bericht.
Telefonisch
Voor directe vragen kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen:
Edwin van Keulen 0611237975
Bereikbaar op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur.
Reactietermijn
Wij streven ernaar om uw verzoeken en vragen binnen vier weken te beantwoorden. In complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd tot maximaal drie maanden, waarover wij u dan tijdig zullen informeren.
Identificatie
Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u te identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen. Dit doen wij aan de hand van een kopie van een geldig identiteitsbewijs.
Slotopmerking
Deze privacyverklaring is opgesteld om u zo volledig en transparant mogelijk te informeren over hoe Stichting Oudvuur Brandweer omgaat met uw persoonsgegevens. Wij begrijpen dat privacy een fundamenteel recht is en nemen onze verantwoordelijkheid hierin zeer serieus.
De wereld van privacy en gegevensbescherming is dynamisch. Wetgeving kan wijzigen en onze werkprocessen kunnen evolueren. Daarom behouden wij ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
Actuele versie De meest recente versie van deze verklaring vindt u altijd op onze website
Wijzigingen
Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u actief via e-mail
Controle
Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen
Laatste wijziging
December 2025
Versie 1.0
“Uw vertrouwen is waardevol voor ons. Wij doen er alles aan om dit vertrouwen waar te maken door zorgvuldig en respectvol met uw persoonsgegevens om te gaan.”
— Stichting Oudvuur Brandweer Brandweer, Utrecht
Recente reacties